دستگاه حضور غیاب ( کنترل تردد )
امروزه دستگاه حضور و غیاب به یکی از ملزومات اصلی سازمانها و کسب و کارهای مختلف تبدیل شده است. فرقی ندارد شما یک سازمان بزرگ باشید، یا یک شرکت کوچک با تعداد انگشت شمار پرسنل؛ در هر صورت برای مدیریت بهتر ورود و خروج کارکنان خود نیاز به یک دستگاه ساعت زنی خواهید داشت. دستگاه حضور و غیاب، دستگاهیست که برای ثبت و کنترل تردد پرسنل استفاده میشود. این دستگاه اطلاعات خام ورودی را پردازش کرده و به انواع گزارش قابل استفاده تبدیل میکند. این تجهیزات بر حسب الگوریتمهای هوشمند وبه اسکن و تطبیق مشخصات کاربر با اطلاعات ثبت شده در پایگاه اطلاعات میپردازند؛ بنابراین انتخاب دستگاهی که از نظر ساختاری و قابلیتهای فنی با اهداف کاربردی شما مطابق باشد و فاکتورهای مهم مورد نیاز شما را پاسخ دهد اهمیت بالایی دارد.
انواع دستگاه حضور و غیاب
مهمترین معیارهای انتخاب شامل تعداد پرسنل، نوع کسبوکار، بودجه و سطح امنیت مورد نیاز هستند.
- دستگاه ورود و خروج اثر انگشتی
مزایا: هزینه متوسط، ثبت سریع، مناسب محیطهای اداری کوچک و متوسط.
معایب: در محیطهای آلوده یا برای کارکنانی با مشکلات پوستی ممکن است خطا داشته باشد.
کاربرد: دفاتر اداری، شرکتهای کوچک.
- دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
مزایا: بدون تماس، سرعت بالا، امنیت زیاد به دلیل قابلیت ضد تقلب (Liveness).
معایب: هزینه بالاتر، حساسیت به نور و ماسک.
کاربرد: سازمانهای بزرگ، مراکز پرتردد و محیطهای حساس به امنیت.
- دستگاه حضور و غیاب کارتی (RFID)
مزایا: ارزان، سریع، مناسب برای کارکنان زیاد.
معایب: امکان انتقال کارت به فرد دیگر و کاهش امنیت.
کاربرد: کارخانهها، کارگاهها، فروشگاهها.
- دستگاه حضور و غیاب رمزی (PIN)
مزایا: ارزانترین مدل، استفاده ساده.
معایب: امنیت بسیار پایین، مناسب فقط بهعنوان روش مکمل.
کاربرد: کسبوکارهای کوچک یا همراه با کارت/بیومتریک.
- دستگاه کارت زنی ترکیبی
مزایا: ترکیب اثر انگشت + کارت یا چهره + رمز، امنیت و انعطاف بالاتر.
معایب: هزینه بالاتر نسبت به مدلهای ساده.
کاربرد: سازمانهای بزرگ یا محیطهایی با نیاز به سطح دسترسی متفاوت.
- سامانه حضور و غیاب موبایلی (Cloud / GPS)
مزایا: مناسب نیروهای دورکار یا مأمور، کاهش هزینه سختافزار، قابلیت اتصال به نرمافزار.
معایب: وابستگی به اینترنت و گوشی کارمند.
کاربرد: تیمهای فروش، خدمات میدانی، پروژههای خارج از شرکت.
فاکتورهای مهم در زمان خرید دستگاه حضور غیاب
بررسی محل نصب و شرایط محیط نگهداری دستگاه
دستگاه باید در محیطی مناسب نصب شود و از نظر ویژگیهای ساختاری و عملکرد بهینه در برابر شرایط محیطی مقاوم باشد مدلهایی که در فضای خارجی تعبیه میگردند باید در برابر گرد و غبار، رطوبت و تغییرات دمایی استحکام و ماندگاری خوبی داشته باشند.
بررسی تعداد دستگاه های حضور و غیاب مورد نیاز و میزان تردد
ظرفیت دستگاه باید متناسب با تعداد کارکنان و تعداد نقاط ورود و خروج باشد و قابلیت افزایش ظرفیت در صورت نیاز نیز ممکن باشد. در واقع تعداد دستگاهها را به گونهای انتخاب کنید که نیازهای سازمان را به خوبی پوشش دهد. همچنین بر حسب تعداد ورودیها و خروجیها، هر یک را در مکانهای استراتژیک نصب نمایید. دستگاه باید ظرفیت ثبت تردد تعداد زیادی از کارکنان را داشته باشد که البته این فاکتور به نیاز فضای کاری و میزان تردد کاربران بستگی دارد. دستگاههایی با ظرفیت بالا میتوانند تعداد بیشتری از ترددها را ثبت کنند و برای سازمانهای بزرگ مناسبتر هستند. همچنین قابلیت ذخیرهسازی اطلاعات در دستگاه نیز مهم است تا تراکنش بالای تردد کاربران را ذخیره نماید.
انتخاب روش احراز هویت دستگاه حضور و غیاب
مورد دیگری که در انتخاب دستگاه کنترل تردد بسیار اهمیت دارد؛ روشهای بیومتریک یا غیر بیومتریک است که دستگاهها برای احراز هویت به کار میگیرند. بنابراین سطح امنیتی، بودجه، نیاز به دقت و سرعت عمل مورد نظر شما است که قابلیتهای دستگاه را انتخاب میکند و ممکن است به یک روش یا چند روش ترکیبی برای کنترل تردد پرسنل نیازمند باشید. روش اثر انگشت دقیق و امن است اما احتمال تقلب و مشکلات اسکن انگشت در برخی شرایط مانند کارهای صنعتی وجود دارد. روش تشخیص چهره غیر تماسی و کاربر پسند است و از دقت و سطح امنیتی بالایی بهره میگیرد که گاها تحت تاثیر نور یا تغییرات چهره نیز هست. کارت ساده و ارزان است اما به نسبت امنیت کمتری دارد و رمز عبور نیز ساده است که احتمال تقلب بیشتری دارد.
بررسی نوع انتقال داده ها و ارتباطات دستگاه
برخی دستگاهها از طریق شبکههای بیسیم و برخی دیگر از طریق کابلهای شبکه، دادهها را منتقل میکنند. باید دستگاهی را انتخاب کنید که با سیستم شبکه سازمان ست شود و دارای قابلیت اتصال به شبکه برای انتقال دادهها به کامپیوتر مرکزی و پورتهای ارتباطی مختلف برای اتصال به دستگاههای دیگر باشد.
سرعت و دقت در زمان ثبت تردد پرسنل
دستگاه باید با سرعت و دقت مناسب حضور و غیاب کارکنان را ثبت کند و به درخواستهای کاربر پاسخ دهد. همچنین بتواند حجم بالای دادهها را به سرعت پردازش نموده و اطلاعات تردد را با دقت بالا ثبت کند. دستگاههایی که سرعت و دقت بالاتری دارند به بهبود کارایی سازمان کمک میکنند و از ایجاد صفهای طولانی جلوگیری مینمایند. میزان خطا در دستگاههای کنترل ورود و خروج باید در حداقل باشد و بتوان با اطمینان خاطر فرایند حضور و غیاب پرسنل را انجام داد. از این رو دستگاههایی با میزان خطای پایینتر دقت بیشتری در ثبت ترددها دارند پس به قابلیتهای دستگاه در تشخیص تقلب و جلوگیری از ورود غیرمجاز توجه کنید.
قابلیت یکپارچه سازی سیستم حضور غیاب با دیگر سیستم ها
قابلیت یکپارچهسازی سیستم کنترل تردد با سایر سیستمهای مدیریتی میتواند به بهبود کارایی و کاهش هزینهها کمک کند برای مثال: می توانید دستگاه و اطلاعات آن را به سیستم یا نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد و سایر نرم افزارهای حسابداری دیگر متصل کنید. با این کار دیگر نیازی به استفاده و خرید مجدد نرم افزارهای حسابداری نیست. علاوه بر این، دیگر نیازی به استخدام کردن نیروی حسابداری برای رسیدگی به امور مالی و محاسبه کردن یا ثبت نمودن اطلاعات ورود و خروج و عملکرد پرسنل نیست. بلکه همه چیز به صورت خودکار انجام می شود.
سازگاری دستگاه با موبایل
امکان استفاده از اپلیکیشن موبایل برای ثبت حضور و غیاب، کنترل برخی از فرایندهای مدیریتی، کنترل زمان و… بسیار مهم و کاربردی است. برخی دستگاهها قابلیت اتصال به موبایل و کنترل از راه دور به صورت آنلاین را دارند و به مدیران کمک میکنند تا به راحتی و در هر زمان به اطلاعات تردد دسترسی داشته باشند.
قابلیت بازبینی و رهگیری وقایع
یکی دیگر از موارد مهم در انتخاب دستگاه حضور غیاب، قابلیت بازبینی و رهگیری وقایع است که به مدیران کمک میکند تا به راحتی تاریخچه ترددها را بررسی نموده و مشکلات احتمالی را شناسایی کنند و این قابلیت در بهبود امنیت و مدیریت بهتر تردد کاربران موثر است.
بررسی نحوه شارژ و اتصال به ups باتری دستگاه حضور غیاب
دستگاه باید دارای منبع تغذیه مناسب و قابلیت اتصال به UPS را داشته باشد زیرا استفاده از UPS برای جلوگیری از قطع شدن دستگاه در صورت قطع برق مهم است و به بهبود پایداری و کاهش زمان خرابی کمک میکند.
امکان ارسال هشدار
ویژگی مهم دیگر دستگاه، امکان ارسال هشدار در شرایط غیر عادی مختلف مانند تلاش برای ورود غیرمجاز است. برخی از دستگاهها قابلیت ارسال هشدار در صورت بروز مشکل یا تخلف را دارند و سبب بهبود امنیت و مدیریت بهتر سازمان میشوند.
بررسی نحوه تخلیه دستگاه حضور غیاب
برخی دستگاهها قابلیت تخلیه اطلاعات به صورت خودکار و برخی دیگر به صورت دستی را دارند پس دستگاهی را انتخاب کنید که با نیازهای سازمان شما سازگار باشد.
مزایای خرید دستگیره حضور و غیاب
با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب و ثبت تردد، شاهد افزایش نظم و انضباط، امکان رسیدگی به سیستم ها و دستگاه های دیگر، و همچنین محاسبه کردن حقوق و دستمزد به بهترین نحو فراهم می شود.
- محاسبه کردن حقوق و دستمزد پرسنل:
- افزایش دقت و کاهش خطا
- جلوگیری از تقلب کردن یا هر گونه سوء استفاده
- جلوگیری از بی نظمی و کاهش کم کاری
- مدیریت بهینه ورود و خروج پرسنل